Der Einsatz von digitalen Plattformen - insbesondere Microsoft Office365 - ist derzeit in der Diskussion. Der aktuelle Stand und eine Einschätzung.
„Nach einem Gespräch mit dem Hessischen Datenschutzbeauftragten möchte ich Sie darauf hinweisen, dass die Nutzung von „Office 365“, das nicht auf die „Deutschland Cloud“ speichert, nicht genutzt werden darf. Weiterhin wurde darauf hingewiesen, dass laut Microsoft auch die „Bezahl-Version“ von „Office 365“ demnächst nicht mehr die „Deutschland Cloud“ nutzen wird und ab dem Zeitpunkt somit ebenfalls nicht genutzt werden darf. Als Schulleitung sind Sie in der Verantwortung sicherzustellen, dass die Datenspeicherung in Deutschland und datenschutzrechtlich konform erfolgt.“
So lautet die Ansage der Amtsleitung im Newsletter an alle Schulleitungen und Kolleg*innen im Newsletter Oktober 2018. Im Staatlichen Schulamt hat sich daraufhin eine Arbeitsgruppe unter Beteiligung des Gesamtpersonalrats gebildet, die sowohl den Themenkomplex der Plattformen von Drittanbietern bearbeitet – als auch weitere Aspekte des Datenschutz, Verschlüsselung und Messengerdiensten. Die Mitteilung des Landesdatenschutzbeauftragten zur Nutzung von Office365 lautet dahingehend, dass eine Nutzung nur in der von ihm geprüften Version und unter folgenden Voraussetzungen/Bedingungen möglich ist:
- Die Nutzung muss sich auf den pädagogischen Bereich beschränken – ausdrücklich keine Verarbeitung von Verwaltungsdaten.
- Die Implementierung einer datenschutzkonformen Systemarchitektur, die nur teilweise von Microsoft gewährleistet wird und von Schulen und Schulträger durch technische und organisatorische Maßnahmen zu ergänzen ist.
- Die Beteiligung des schulischen Datenschutzbeauftragten sowie des behördlichen Datenschutzbeauftragten des Schulträgers ist zwingend erforderlich und muss dokumentiert werden.
- Nach Ablauf eines Schuljahres ist der Einsatz zu evaluieren und ggf. zu ergänzen und korrigieren.
Angesichts des Newsletterhinweises unserer Wiesbadener Amtsleitung und der tagenden Arbeitsgruppe ist vereinbart, dass derzeit bis auf Weiteres an keiner Schule ein entsprechendes System installiert und in Betrieb genommen wird.
Dies gilt auch angesichts der Ankündigung seitens des Kultusministeriums eine eigene, hessenweite Plattform für Schulen vorzubereiten. Daher sollten an den Schulen nun keine fragwürdigen Lösungen mehr umgesetzt werden. Insbesondere mit Drittanbietern ist es für die Einzelschule in den meisten Fällen kaum möglich und erwartbar, alle Aspekte des Datenschutz, personalrätlicher Beteiligung, Verhaltens- und Leistungsüberwachung und kommerzieller Abhängigkeit zu bewältigen.
Wir möchten an dieser Stelle nochmals allen Schulen für die Beantwortung der Abfrage über das Staatliche Schulamt danken, da dies sehr geholfen hat, dass eine aktuelle Übersicht über den technischen Stand im Schulamtsbezirk ermöglicht wurde. Wir möchten die örtlichen Personalrät*innen und Kolleg*innen – auch angesichts jüngster Ereignisse - darum bitten, den Gesamtpersonalrat weiterhin zu informieren, wenn an den Schulen entsprechende Maßnahmen geplant oder umgesetzt werden sollen.
